Administración
Una tarde, una sola vez. Las listas compartidas de las que elige todo el mundo, los usuarios y lo que puede ver cada uno, dos archivos de texto para el correo y las integraciones, y una importación que se traga su lista de clientes actual.
Las listas de las que elige todo el mundo
Países, ciudades, palabras clave, productos y proyectos, cargos, distribuidores, monedas, idiomas, empresas emisoras y organizaciones matrices se definen una vez y se eligen en todo lo demás. Eso es lo que hace que el filtrado funcione siquiera: once personas no pueden filtrar por un mercado que tres de ellas escriben de otra manera. El borrado y el cambio de nombre pueden reservarse a los administradores, para que una lista compartida siga siendo compartida.
- Añadir, reordenar y quitar: todas las listas funcionan igual
- Bloquear el borrado a quien no sea administrador, con una casilla
- El producto predeterminado para las fichas nuevas
- La licencia recibe un nombre propio, así que un puesto con dos sabe cuál es cuál
Los usuarios, y lo que ve cada uno
Un administrador añade un usuario con un nombre, una dirección de correo —que es el nombre de acceso— y una contraseña. Los usuarios son administradores o usuarios corrientes, y a partir de ahí la visibilidad sigue la jurisdicción por proyecto: asigne un usuario a unos proyectos y verá las fichas de esos proyectos. Se define una vez y después nadie vuelve a pensar en ello.
- Administrador o usuario, elegido al crear la cuenta
- Los proyectos asignados deciden quién ve qué fichas
- Los usuarios cambian su propia contraseña cuando quieren
- El primer administrador lo crea el propio programa en una licencia nueva
Dos archivos de texto, los dos comentados
mail.txt guarda tres configuraciones: la cuenta SMTP desde la que salen las campañas y los avisos, y hasta dos buzones IMAP que vigila la marca de actividad. integrations.txt guarda las acciones externas —abrir LinkedIn, buscar en Outlook, ejecutar cualquier cosa para la que sepa escribir un script— y a cualquier bloque se le puede dar una tecla propia. Los dos archivos son texto corriente, con la referencia escrita dentro en forma de comentarios.
- SMTP para Gmail, Microsoft 365 o cualquier otro estándar
- Las contraseñas de aplicación explicadas en el propio archivo, paso a paso
- Integraciones con marcadores: %EMAIL%, %MAILFROM% y los demás
- Hotkey definition (Ctrl+): M — una línea, y la acción ya tiene tecla
Su lista actual, importada
Los clientes y los clientes potenciales entran desde un CSV y vuelven a salir a otro. Un código modificador por fila decide qué hace la importación —añadir, actualizar, rellenar solo lo que está vacío—, de modo que una segunda pasada que solo añade las direcciones que faltan no puede sobrescribir nada que un compañero haya corregido entretanto. Las filas se emparejan por la organización, y que una organización tenga varios contactos es lo normal y no un caso especial.
- Importe clientes y clientes potenciales, y exporte ambos
- Importe solo algunas columnas: una pasada de direcciones, por ejemplo
- Las listas compartidas pueden cargarse desde el mismo archivo
- El capítulo 16 del manual documenta todas las columnas
Teclas que conviene aprender el primer día
Las pantallas de administración responden a las mismas teclas que todo lo demás.
- F5
- La pestaña Ajustes — y recargar, en todo lo demás
- F11
- Campos personalizados, y ejecutar una integración seleccionada
- Ctrl+M
- Su propia tecla, una vez que haya definido una
Lo que sustituye
Aquí el trabajo de un administrador se mide en horas al año, no a la semana.
- Un consultor para configurar el CRM que ha comprado
- Un nivel de licencia por administrador
- El directorio de usuarios que se va desfasando de la realidad
- Pagar por una importación que le hace otro
Configúrelo en una tarde
Rellene las listas, añada los usuarios, apunte mail.txt a su buzón e importe los clientes que ya tiene.