Administration
Un après-midi, une seule fois. Les listes partagées dans lesquelles tout le monde choisit, les utilisateurs et ce que chacun a le droit de voir, deux fichiers texte pour le courrier et les intégrations, et un import qui fait entrer votre fichier clients existant.
Les listes dans lesquelles tout le monde choisit
Pays, villes, mots-clés, produits et projets, fonctions, distributeurs, devises, langues, sociétés de facturation et organisations parentes se définissent une fois et se choisissent partout ailleurs. C'est ce qui fait que le filtrage fonctionne tout court : onze personnes ne peuvent pas filtrer sur un marché que trois d'entre elles écrivent autrement. La suppression et le renommage peuvent être réservés aux administrateurs, pour qu'une liste partagée le reste.
- Ajouter, réordonner et retirer — toutes les listes fonctionnent pareil
- Réserver la suppression aux administrateurs, en une case à cocher
- Le produit par défaut des nouvelles fiches
- La licence reçoit son propre nom : un poste qui en a deux sait laquelle est laquelle
Les utilisateurs, et ce que chacun voit
Un administrateur ajoute un utilisateur avec un nom, une adresse e-mail — qui est l'identifiant de connexion — et un mot de passe. Les utilisateurs sont soit administrateurs, soit ordinaires, et la visibilité au-delà de cela suit la visibilité par projet : attribuez des projets à un utilisateur et il voit les fiches de ces projets. Cela se règle une fois et plus personne n'y pense ensuite.
- Administrateur ou utilisateur, choisi à la création du compte
- Les projets attribués décident qui voit quelles fiches
- Les utilisateurs changent leur mot de passe quand ils le veulent
- Le premier administrateur est créé par le programme lui-même sur une licence neuve
Deux fichiers texte, tous deux commentés
mail.txt contient trois configurations : le compte SMTP d'où partent les campagnes et les alertes, et jusqu'à deux boîtes IMAP que l'indicateur d'activité surveille. integrations.txt contient les actions externes — ouvrir LinkedIn, chercher dans Outlook, lancer tout ce que vous savez scripter — et n'importe quel bloc peut recevoir son propre raccourci clavier. Les deux fichiers sont du texte ordinaire, avec la référence écrite dedans sous forme de commentaires.
- SMTP pour Gmail, Microsoft 365 ou tout autre service standard
- Les mots de passe d'application expliqués dans le fichier même, étape par étape
- Des intégrations avec des variables : %EMAIL%, %MAILFROM% et les autres
- Hotkey definition (Ctrl+): M — une ligne, et l'action a sa touche
Votre liste existante, importée
Clients et prospects entrent depuis un CSV, et en ressortent vers un autre. Un code modificateur par ligne décide de ce que fait l'import — ajouter, mettre à jour, ne remplir que ce qui est vide — si bien qu'un second passage qui n'ajoute que les adresses manquantes ne peut rien écraser qu'un collègue aurait corrigé entre-temps. Les lignes sont rapprochées sur l'organisation, et plusieurs contacts pour une même organisation sont la norme plutôt qu'un cas particulier.
- Importer clients et prospects, exporter les deux
- N'importer que certaines colonnes — un rattrapage d'adresses, par exemple
- Les listes partagées peuvent être chargées depuis le même fichier
- Le chapitre 16 du manuel documente chaque colonne
Les touches à connaître dès le premier jour
Les écrans d'administration répondent aux mêmes touches que tout le reste.
- F5
- L'onglet Réglages — et recharger, partout ailleurs
- F11
- Les champs personnalisés, et le lancement d'une intégration sélectionnée
- Ctrl+M
- Votre propre raccourci, une fois que vous en avez défini un
Ce que cela remplace
Le travail d'administrateur se mesure ici en heures par an, pas en heures par semaine.
- Un consultant pour configurer le CRM que vous avez acheté
- Un palier de licence facturé par administrateur
- L'annuaire des utilisateurs qui se décale peu à peu de la réalité
- Payer pour un import que quelqu'un d'autre exécute à votre place
Installez-le en un après-midi
Remplissez les listes, ajoutez les utilisateurs, pointez mail.txt sur votre boîte, importez les clients que vous avez déjà.