Documentos
Una biblioteca en su propio servidor y un documento enlazado a cada ficha que lo necesita. El presupuesto que envía es el presupuesto que está en el cliente, en la tarea y en la conversación de renovación del año que viene, y no cuatro copias con fechas distintas en el nombre del archivo.
El nombre es suyo; la extensión es del archivo
Un documento se llama como usted quiera — «Acuerdo marco, segunda versión» — sin extensión en el nombre y sin ninguna convención que recordar. El archivo del servidor no se renombra nunca y, cuando se vuelve a escribir en su disco, recupera su extensión original, de modo que se abre en la aplicación correcta. Haga doble clic en una fila para editar el nombre y la descripción.
- Cualquier tipo de archivo: PDF, DOCX, XLSX, imágenes, lo que sea
- Una descripción junto al nombre, y los dos se pueden buscar
- Pase el ratón por una fila para ver con qué archivo se subió
- [C], [Q], [I] y [+] indican qué es el documento para esta ficha
Contrato, presupuesto, factura
Tres botones dan a un documento un rol en la ficha a la que pertenece. A partir de ahí, el botón QUOTATION del cliente abre el presupuesto y el botón CONTRACT abre el contrato: sin rebuscar en una lista y sin dudas sobre cuál de los seis archivos es el que se firmó.
- Un mismo documento puede ser el presupuesto de un cliente y un anexo de otro
- La marca se vuelve a poner después de cualquier cambio, así que el rol sobrevive a la edición
- Show only assigned documents reduce la biblioteca a esta ficha
- El filtro de búsqueda recorre los nombres y las descripciones
Cuatro botones, cuatro trabajos distintos
OPEN lee el documento. EDIT lo abre para modificarlo y vigila lo que le hace. DOWNLOAD lo escribe en su carpeta de descargas con su propio nombre de archivo. EXPORT lo escribe donde usted diga, que es el que quiere cuando hay que adjuntar un documento a algo de fuera del CRM.
- OPEN (F5) — leerlo
- EDIT (F6) — cambiarlo, y que le pregunten por el resultado
- DOWNLOAD (F4) — una copia en el sitio de siempre
- EXPORT (F7) — una copia donde usted elija
Una versión nueva del presupuesto
Edite un presupuesto, cambie el precio, cierre el editor — y el CRM se da cuenta. Le ofrece guardar el archivo modificado como una versión nueva de ese documento, en la misma ficha y con el mismo rol. El anterior no desaparece y el nuevo no necesita un nombre con una fecha dentro. Este es el viaje de ida y vuelta que hace que la biblioteca siga siendo fiable un año después.
- El programa pregunta; nunca sobrescribe en silencio
- El rol — contrato, presupuesto, factura — se conserva
- Todo el historial se queda en la ficha a la que pertenece
- El capítulo 8 del manual lo recorre paso a paso
Teclas que conviene aprender el primer día
El gestor de documentos se abre desde la ficha en la que está situado.
- F3
- Buscar en la biblioteca
- F4
- Descargar el documento seleccionado
- F5
- Abrirlo
- F6
- Editarlo
- F7
- Exportarlo donde usted elija
- F10
- Subir un archivo desde su ordenador
Lo que sustituye
No un sistema de gestión documental. Las cuatro costumbres que crecen donde no lo hay.
- presupuesto_final_v3_definitivo_DE_VERDAD.pdf
- La carpeta de la unidad compartida por la que solo saben moverse dos personas
- Adjuntar el mismo PDF a once correos
- «¿Cuál les enviamos al final?»
Pase un presupuesto por él
Súbalo, márquelo como presupuesto, edítelo y deje que el programa le ofrezca la versión nueva. Toda la idea en noventa segundos.