Documents
Une bibliothèque sur votre propre serveur, et un document lié à chaque fiche qui en a besoin. Le devis que vous envoyez est le devis qui est sur le client, sur la tâche, et dans la conversation de renouvellement de l'an prochain — pas quatre copies avec des dates différentes dans le nom du fichier.
Le nom est le vôtre ; l'extension appartient au fichier
Un document s'appelle comme vous voulez l'appeler — « Accord-cadre, deuxième version » — sans extension dans le nom et sans convention de nommage à retenir. Le fichier sur le serveur n'est jamais renommé, et quand il est réécrit sur votre disque son extension d'origine lui est rendue, si bien qu'il s'ouvre dans la bonne application. Double-cliquez sur une ligne pour modifier le nom et la description.
- N'importe quel type de fichier : PDF, DOCX, XLSX, images, tout
- Une description à côté du nom, et les deux sont interrogeables
- Survolez une ligne pour voir le fichier sous lequel il a été téléversé
- [C], [Q], [I] et [+] indiquent ce que le document est pour cette fiche
Contrat, devis, facture
Trois boutons donnent à un document un rôle sur la fiche à laquelle il appartient. À partir de là, le bouton QUOTATION du client ouvre le devis et le bouton CONTRACT ouvre le contrat — sans fouiller une liste, et sans le moindre doute sur lequel des six fichiers est celui qui a été signé.
- Un même document peut être le devis d'un client et une pièce jointe pour un autre
- La marque est remise après chaque modification : le rôle survit à l'édition
- Show only assigned documents réduit la bibliothèque à cette fiche
- Le filtre de recherche porte sur les noms et sur les descriptions
Quatre boutons, quatre travaux différents
OPEN lit le document. EDIT l'ouvre pour le modifier et surveille ce que vous en faites. DOWNLOAD l'écrit dans votre dossier de téléchargements sous son propre nom de fichier. EXPORT l'écrit là où vous le dites — c'est celui qu'il vous faut quand un document doit être joint à quelque chose en dehors du CRM.
- OPEN (F5) — le lire
- EDIT (F6) — le modifier, et être interrogé sur le résultat
- DOWNLOAD (F4) — une copie à l'endroit habituel
- EXPORT (F7) — une copie là où vous choisissez
Une nouvelle version du devis
Modifiez un devis, changez le prix, fermez l'éditeur — et le CRM le remarque. Il propose de garder le fichier modifié comme nouvelle version de ce document, sur la même fiche, dans le même rôle. L'ancien ne disparaît pas et le nouveau n'a pas besoin d'un nom avec une date dedans. C'est cet aller-retour qui rend la bibliothèque digne de confiance un an plus tard.
- Le programme demande ; il n'écrase jamais en silence
- Le rôle — contrat, devis, facture — est repris tel quel
- Tout l'historique reste sur la fiche à laquelle il appartient
- Le chapitre 8 du manuel le déroule pas à pas
Les touches à connaître dès le premier jour
Le gestionnaire de documents s'ouvre depuis la fiche sur laquelle vous vous trouvez.
- F3
- Chercher dans la bibliothèque
- F4
- Télécharger le document sélectionné
- F5
- L'ouvrir
- F6
- Le modifier
- F7
- L'exporter là où vous voulez
- F10
- Téléverser un fichier depuis votre ordinateur
Ce que cela remplace
Pas une gestion électronique de documents. Les quatre habitudes qui poussent là où il n'y en a pas.
- devis_final_v3_VRAIMENT_final.pdf
- Le dossier du disque partagé que deux personnes seulement savent parcourir
- Joindre le même PDF à onze e-mails
- « Lequel leur a-t-on envoyé, au juste ? »
Faites-y passer un devis
Téléversez-le, marquez-le comme devis, modifiez-le, et laissez le programme vous proposer la nouvelle version. C'est toute l'idée en quatre-vingt-dix secondes.