Документи
Одна бібліотека на вашому власному сервері, і один документ, прив’язаний до кожного запису, якому він потрібен. Пропозиція, яку ви надіслали, — це та сама пропозиція на клієнті, на завданні та в розмові про продовження наступного року, а не чотири копії з різними датами в назві файлу.
Назва — ваша; розширення належить файлу
Документ називається так, як ви захочете його назвати — «Рамковий договір, друга редакція» — без розширення в назві й без жодних правил найменування, які треба пам’ятати. Файл на сервері ніколи не перейменовують, а коли його записують назад на ваш диск, початкове розширення повертають на місце, тож він відкривається в потрібній програмі. Подвійний клік по рядку відкриває назву й опис для редагування.
- Будь-який тип файлу: PDF, DOCX, XLSX, зображення, будь-що
- Опис поряд із назвою, і за обома можна шукати
- Наведіть курсор на рядок, щоб побачити, під яким файлом його завантажили
- [C], [Q], [I] і [+] позначають, чим документ є для цього запису
Договір, пропозиція, рахунок
Три кнопки надають документові роль на записі, якому він належить. Відтоді кнопка QUOTATION на клієнті відкриває комерційну пропозицію, а кнопка CONTRACT — договір: не треба нишпорити списком і не буває сумнівів, який із шести файлів було підписано.
- Один документ може бути комерційною пропозицією для одного клієнта й вкладенням для іншого
- Позначку повертають після будь-якої зміни, тож роль переживає редагування
- Show only assigned documents звужує бібліотеку до цього запису
- Фільтр пошуку працює за назвами й описами
Чотири кнопки, чотири різні роботи
OPEN читає документ. EDIT відкриває його для змін і стежить, що ви з ним зробите. DOWNLOAD записує його у вашу теку завантажень під власним іменем файлу. EXPORT записує його туди, куди ви скажете, — і саме це вам потрібно, коли документ треба прикріпити до чогось поза CRM.
- OPEN (F5) — прочитати
- EDIT (F6) — змінити й отримати запитання про результат
- DOWNLOAD (F4) — копія у звичному місці
- EXPORT (F7) — копія там, де ви оберете
Нова версія комерційної пропозиції
Відредагуйте пропозицію, змініть ціну, закрийте редактор — і CRM це помітить. Вона запропонує зберегти змінений файл як нову версію того самого документа, на тому самому записі, у тій самій ролі. Стара не зникає, а новій не потрібна назва з датою всередині. Саме цей повний оберт робить бібліотеку вартою довіри через рік.
- Програма запитує; вона ніколи не перезаписує мовчки
- Роль — договір, пропозиція, рахунок — переноситься
- Уся історія лишається на записі, якому вона належить
- Розділ 8 посібника проходить це крок за кроком
Клавіші, які варто вивчити першого ж дня
Менеджер документів відкривають із того запису, на якому ви стоїте.
- F3
- Пошук у бібліотеці
- F4
- Завантажити вибраний документ до себе
- F5
- Відкрити його
- F6
- Редагувати його
- F7
- Експортувати туди, куди оберете
- F10
- Вивантажити файл зі свого комп’ютера
Що це замінює
Не систему керування документами. Чотири звички, які виростають там, де її немає.
- quotation_final_v3_REALLY_final.pdf
- Тека на спільному диску, у якій орієнтуються лише двоє
- Прикріплювання того самого PDF до одинадцяти листів
- «То яку з них ми їм насправді надіслали?»
Пропустіть через це одну комерційну пропозицію
Вивантажте її, позначте як пропозицію, відредагуйте — і дайте програмі запропонувати вам нову версію. Це вся ідея за дев’яносто секунд.