Tarefas
Tudo o que alguém prometeu, numa só lista, com uma data e um nome ao lado. Atrasado é uma cor e não um relatório, e o lembrete chega por e-mail quer o programa esteja aberto quer não.
Vermelho quer dizer atrasado. O relatório é esse.
Não há painel para configurar nem exportação semanal para construir. Uma tarefa cuja data de conclusão passou fica vermelha na lista de toda a gente; Show only overdue reduz a lista a essas; Hide completed mantém as concluídas fora do caminho. É isto que uma equipa pequena precisa de ver numa segunda-feira de manhã, e está visível no primeiro segundo em que o separador abre.
- Filtre por utilizador, responsável, palavra-chave, produto/projeto ou prioridade
- Pesquise nas descrições e nos comentários
- Prioridades, de Not defined a Urgent
- O estado é definido na tarefa, não deduzido da data dela
Quem vê uma tarefa
Por predefinição, uma tarefa pertence às pessoas a quem diz respeito. Visible to ALL põe-na à frente de toda a equipa. O resto segue a mesma visibilidade por projeto que o resto do programa usa, para que um colega que trabalha num produto não tenha de passar pelo trabalho do outro produto até encontrar o seu.
- Atribuída a um utilizador, visível para quem precisa dela
- Visible to ALL para tudo o que a equipa inteira tem de saber
- A visibilidade por projeto decide o resto — define-se uma vez, nas Definições
- As mesmas regras valem na aplicação móvel
O lembrete que sai do edifício
Marque Alert by Email e dê-lhe uma data, e o Wise CRM envia ele próprio o lembrete, a partir da sua própria caixa de correio, para a pessoa a quem a tarefa está atribuída. Não depende de ninguém ter o programa aberto, e é a diferença entre uma lista de tarefas que funciona e outra que toda a gente deixa de consultar.
- Uma data de aviso por tarefa, definida quando a tarefa é escrita
- Enviado pela sua própria conta SMTP — ver Administração
- O registo de e-mail guarda o que saiu e o que falhou
- Os comentários acrescentados depois ficam com a tarefa, por ordem
Ligada ao registo de onde veio
Uma tarefa pode estar ligada a tantos clientes e leads quantos quiser ao mesmo tempo — útil para a visita de referência que envolve quatro contas, ou para a migração que toca em seis. A partir do cliente vê as tarefas dele; a partir da tarefa vê os clientes dela. Os documentos e as palavras-chave ligam-se às tarefas da mesma forma que se ligam a tudo o resto.
- Clientes e leads num só seletor, cada um identificado
- Palavras-chave para reduzir uma lista longa a um só projeto
- Documentos anexados diretamente à tarefa
- A lista de tarefas é uma vista ao vivo, não uma cópia de nada
Teclas que vale a pena aprender no primeiro dia
As tarefas alcançam-se de qualquer ponto do programa, não só do seu próprio separador.
- F3
- O separador Tarefas
- F7
- Nova tarefa — e, a partir de um cliente, as tarefas desse cliente
- INS
- Acrescentar um comentário à tarefa selecionada
- F5
- Atualizar os dados a partir do servidor
O que este separador substitui
Uma ferramenta de tarefas que nada sabe sobre os seus clientes é meia ferramenta.
- Uma subscrição de tarefas ou de projetos paga por utilizador
- O lembrete que vive no calendário de uma só pessoa
- A lista de afazeres nas costas do caderno
- Perguntar a três pessoas se ficou alguma coisa prometida na semana passada
Dê-lhe uma semana
Ponha lá todas as promessas de uma semana, cada uma com a sua data. O teste é a segunda-feira seguinte.