Courrier entrant
Personne n'a à penser à consigner l'e-mail. Wise CRM surveille la boîte que vous lui désignez, rapproche chaque message de l'organisation dont il vient, et l'enregistre sur cette fiche — là où tout le monde peut le voir.
Ce qui se passe quand un courrier arrive
Le programme relève la boîte à son propre rythme. Un message venu d'une adresse qu'il connaît est écrit dans les actions enregistrées de cette organisation avec son objet et ses premières lignes, et l'indicateur d'activité de la fiche passe au vert — au rouge si l'expéditeur est de ceux que vous avez marqués comme urgents. Rien n'est supprimé, déplacé ni répondu : votre boîte est laissée exactement telle qu'elle était.
- Jusqu'à deux boîtes entrantes, en IMAP, par licence
- Le rapprochement se fait sur l'adresse e-mail du contact
- L'objet et les premières lignes sont enregistrés, avec l'horodatage
- En lecture seule : le CRM ne touche jamais au message lui-même
Travailler l'indicateur
La colonne Sel est un cycle à cinq étapes : cliquez sur son en-tête et la liste passe de tout, à ce que vous n'avez pas vu, à ce qui est coché pour le prochain envoi, aux indicateurs ouverts, aux urgents seulement. Toute étape sans aucune ligne est sautée. Quand le message a été traité, CLEAR ACTION FLAG remet la fiche à la normale — pour tout le monde, d'un coup.
- Un point signale les actions que VOUS n'avez pas encore lues, par utilisateur
- Vert : un indicateur ouvert. Rouge : ouvert et marqué urgent.
- Le cycle ne tombe jamais sur une liste vide
- Effacer l'indicateur est un acte d'équipe, pas un geste personnel
Ctrl+M — montrez-moi le mail lui-même
La ligne enregistrée vous dit qu'un e-mail est arrivé. Parfois c'est l'e-mail qu'il vous faut. Placez-vous sur le client et appuyez sur Ctrl+M : Outlook s'ouvre et cherche l'expéditeur du dernier message entrant de cette fiche — qui, dans une conversation à quatre personnes de la même entreprise, n'est en général pas le contact sélectionné sur le formulaire. C'est l'une des intégrations livrées avec le programme, et vous pouvez écrire les vôtres.
- Le raccourci est une ligne d'integrations.txt : Hotkey definition (Ctrl+): M
- %MAILFROM% est l'adresse du dernier message entrant
- D'autres intégrations ouvrent LinkedIn, le site web, ou ce que vous scriptez
- Tout s'exécute sur votre machine, avec votre propre profil Outlook
Les touches à connaître dès le premier jour
Deux d'entre elles sont à vous de redéfinir — le raccourci est une ligne dans le fichier de configuration.
- Ctrl+M
- Voir dans Outlook le mail du dernier qui a écrit
- F6
- La fenêtre des intégrations pour le contact sélectionné
- F11
- Lancer l'intégration sélectionnée
- F5
- Recharger, pour voir qu'un collègue a effacé l'indicateur
Ce que cela remplace
Tout le rituel qui consiste à transformer une boîte mail en dossier, à la main.
- Recopier un e-mail dans le CRM sous forme de note, quand quelqu'un y pense
- Une boîte support partagée dont personne n'est sûr qu'elle a reçu une réponse
- Transférer « pour info » à trois collègues pour que ce soit au dossier
- Découvrir au renouvellement qu'une réclamation n'a jamais été consignée
Pointez-le sur une seule boîte
Remplissez un bloc IMAP, attendez le prochain message, et regardez l'indicateur passer au vert sur le bon client.